PRojects IN Controlled Environments – czyli po polsku „projekty w sterowalnych środowiskach”, oznacza sposób na niezwykle efektywne zarządzanie projektami. Metodyka PRINCE2 jest bardzo popularna i szeroko ceniona w rządzie Wielkiej Brytanii oraz w dużych przedsiębiorstwach.
Zarządzanie projektami to przede wszystkim umiejętne postawienie celów, organizacji ludzi na różnych poziomach oraz kontrolowanie i mierzenie efektów. Na początku należy zadać sobie pytanie, co próbujesz zrobić? Kolejnym działaniem jest wyznaczenie daty startu oraz określenie, co jest niezbędne, aby zacząć realizację projektu. Następnie warto przemyśleć, czy do działania będziesz potrzebować innych, czy możesz wykonać je sam. Istotne jest oszacowanie czasu, potrzebnego do zakończenia działania oraz budżetu. Metodyka PRINCE2 to również podzielenie pracy na etapy, które zapewnią logikę działań i uporządkują projekt.
Źle zaplanowane projekty, bez właściwej kontroli i braku porządku zazwyczaj kończą się klapą. Niepotrzebne działania, awarie, niezaplanowane aktywności prowadzą do znacznego podniesienia kosztów różnych przedsięwzięć. Tymczasem są dostępne działania, które mogą zapobiec tego typu problemom. Zapewnia to na przykład metodyka PRINCE2. Opiera się ona na ścisłej organizacji i kontrolowaniu początku, środka i końca danego projektu. Tok myślenia PRINCE2 składa się na całej serii procesów, które polegają na opisaniu każdego etapu projektu przed jego wdrożeniem. Dodatkowo niezbędne jest określenie ról i odpowiedzialności. W tym celu kierownik projektu bierze na siebie odpowiedzialność, która określa organizację i kontrolę. On również decyduje o doborze osób, które będą uczestniczyły w danym przedsięwzięciu. Dodatkowo sprawdza, czy prace dzieją się terminowo i są wykonywane w odpowiedni sposób. Kierownik określa także datę ukończenia projektu.
Ważnym aspektem działania projektu jest określenie roli osoby, która zleca lub będzie korzystać z efektów danej pracy. Osoby dostarczające danych efektów projektu to specjaliści, pod przewodnictwem kierownika, a osobą korzystającą z rezultatów jest klient. Kierownik i klient stanowią komitet sterujący. Często dochodzi do nich główny dostawca. Wzajemna informacja kierownika przez zespół o postępach jest niezwykle istotna z punktu funkcjonowania projektu. Nie mniej ważna jest komunikacja i składanie raportów przez kierownika do komitetu sterującego. Podstawą prac jest oczywiście spisana umowa, która zabezpiecza każdą ze stron.
Metodyka PRINCE2 wspiera również zarządzanie ryzykiem oraz jakością. Tłumaczy, w jaki sposób sterować zmianami w danym projekcie. Bardzo ważne jest przewidywanie i określanie, które aspekty projektu mogą być problematyczne. W PRINCE2 zwraca się również uwagę do jakości oferowanych działań, między innym testując i sprawdzając pracę. Co jest jednak najważniejsze – PRINCE2 wykorzystuje wpływ zmian decyzji, które mają istotny wpływ na projekt. Zapobiega niekorzystnym okolicznościom, sprawia, że działania są elastyczne i aktywne.
Ekspert Akademii MDDP
 |
 |
