Jakość pracy działu księgowego oraz jego relacje z innymi działami odgrywają kluczową rolę w realizacji celów stawianych całej organizacji. Poziom tych relacji jest wyznacznikiem poziomu jakości współpracy oraz partnerstwa w ramach całej organizacji. Niestety obserwacje wskazują, że poziom tej współpracy – od którego to w znacznej mierze zależy globalna efektywność pracy zespołów przedsiębiorstwa – w wielu przypadkach oceniany jest zarówno przez samych księgowych, jak i pracowników innych działów jako – najdelikatniej rzecz ujmując – niesatysfakcjonujący. Artykuł wskazuje miejsce i rolę działu księgowego w organizacji, omawia trudności z jakimi spotykają się księgowi, analizuje ich źródła oraz opisuje możliwe konsekwencje występujących nieprawidłowości. W artykule zostały zawarte wskazówki jak pokonywać istniejące trudności oraz omówiona została rola kadry zarządzającej w kształtowaniu relacji pracowniczych, a tym samym jakości współpracy zespołów i całej organizacji.
W ostatnich dekadach zmieniły się istotnie narzędzia wykorzystywane w procesie zarządzania. Niewątpliwie stało się to zasługą ogromnego tempa rozwoju nowoczesnych technologii elektronicznych i informatycznych oraz ich szerokiego rozpowszechnienia, na które mają wpływ m.in.: rozwój techniki wojskowej, intensyfikacja prac badawczo-rozwojowych, duża mobilność w zakresie świadczenia usług i dostaw towarów w wymiarze światowym, coraz łatwiejszy dostęp do nowopowstających zdobyczy i osiągnięć naukowych. Powyższe czynniki przyczyniają się do stałego podnoszenia wymagań konsumentów wobec dostawców produktów i usług co skutkuje rosnącymi oczekiwaniami w stosunku do pracowników zarówno w kwestii jakości, jak i efektywności świadczonej pracy. W konsekwencji organizacje ustawicznie doskonalą wszelkie obszary prowadzonej działalności. Od wielu lat zarówno praktycy i teoretycy zarządzania wprowadzają i promują rozwiązania, mające na celu właściwą organizację procesów pracy, celem uzyskania pożądanych parametrów pozwalających organizacji na skuteczne konkurowanie na rynku. Nie bez znacznie jest rola działów wsparcia działalności operacyjnej. Wśród nich, szczególną rolę odgrywa dział księgowości, który stoi na straży finansów organizacji. Bez tej wiedzy, wszelkie decyzje o charakterze finansowym nie mogłyby być racjonalnie podejmowane.
Najważniejszym zadaniem działu księgowego w każdej organizacji jest, między innymi prowadzenie ksiąg rachunkowych: w pierwszej kolejności zgodnie z wymogami prawa, w drugiej według indywidualnych potrzeb i standardów organizacji. Realizacja pierwszego zadania ma gwarantować zarówno organom państwowym, jak i zarządowi, poprawność w obszarze rozliczeń podatkowych i ubezpieczeń, drugiego – właściwą informację o stanie finansów organizacji, w celu umożliwienia podejmowania trafnych decyzji zarządczych. Oba zadania wymagają rzetelnej rejestracji zdarzeń gospodarczych, odzwierciedlonych w prowadzonych księgach oraz opracowywanych na ich podstawie sprawozdaniach i zestawień. Od pracy księgowego zależy więc, czy funkcjonowanie firmy będzie oparte na rzetelnej informacji o jej finansach, czy też zarządzający będą zmuszeni podejmować decyzje biznesowe w oparciu o domysły czy intuicję. Oznacza to, że dział księgowy bierze udział w procesie zarządzania organizacją poprzez dostarczanie aktualnych i rzetelnych informacji o finansach przedsiębiorstwa. Posiadanie tej wiedzy stanowi w dzisiejszych czasach o zdolności szybkiego i elastycznego reagowania na zmieniające się uwarunkowania rynkowe. To z kolei wymaga maksymalnej sprawności w realizacji zadań jakie stoją przed zespołem księgowym, któremu przewodzi główny księgowy.
On to, wraz ze swoim zespołem zajmuje się żmudną dziedziną rachunkowości finansowej, a jako zespół:
1. dostarczają na czas kompleksowe informacje decydentom odpowiedzialnym za trwanie i rozwój firmy,
2. gromadzą dokumenty dla celów dowodowych, gdyby taka potrzeba zaszła
3. sprawdzają poprawność wystawionych i otrzymanych dokumentów,
4. dokonują odpowiednich zapisów na kontach,
5. przygotowują odpowiednie statystyki, raporty i zestawienia,
6. są gwarantem bezpieczeństwa dla kapitałów firmy,
7. dbają o poprawne i rzetelne sporządzenie oraz terminowe złożenie wymaganych prawem deklaracji, sprawozdań i innych dokumentów.
W ten sposób księgowi stali się cenionymi specjalistami wykonującymi złożone zadania począwszy od prowadzenia ewidencji zdarzeń gospodarczych poprzez sporządzanie zestawień i sprawozdań, współpracę z urzędnikami, audytorami, izbami celnymi, US, GUS i ZUS, a skończywszy na wykonywaniu operacji na rachunkach bankowych i zarządzaniu instrumentami finansowymi.
Mimo całego spectrum kompetencji i odpowiedzialności, praca księgowego wciąż nie cieszy się takim uznaniem jak powinna. Utarły się różnego rodzaju opinie opisujące księgowych jako nadgorliwych i drobiazgowych, nudnych, biurokratycznych, „sztywnych”, zasadniczych, mało interesujących i niekomunikatywnych. Opinie te – pomijając fakt, że są przesadzone – w znacznej mierze są konsekwencją pozornego braku związku pracy księgowych z bezpośrednią działalności operacyjną firmy, a co za tym idzie definiowanie księgowych przez pozostałe działy jako nieprzyczyniających się do zwiększenia przychodów organizacji, czy też realizacji innych parametrów, które są osiągane w głównych procesach operacyjnych. Rzeczywiście, kontakt księgowego z produktem czy usługą jaką oferuje przedsiębiorstwo jest kontaktem pośrednim, a jedyne momenty, w których bezpośrednio doświadcza produktu czy usługi mają miejsce np. w czasie inwentaryzacji. Co bardziej wrażliwa grupa księgowych, mogłaby w tym momencie zaprotestować postawionemu stwierdzeniu, gotowa za wszelką cenę bronić stanowiska, że ich kontakt z produktem jest zdecydowanie większy niż zasugerowano.
Jednakże wystarczy sobie odpowiedzieć na poniższe pytania, by nabrać przekonania i zająć własne stanowisko:
1. Czy i w jakim stopniu pracownik działu księgowego bierze aktywny udział w wytworzeniu produktu?
2. Czy i w jakim stopniu pracownik działu księgowego kształtuje politykę i wpływa na elementy strategii sprzedaży czy marketingu?
3. Czy i w jakim stopniu pracownik działu księgowego obsługuje bezpośrednio klienta zewnętrznego w procesie sprzedaży produktów firmy?
Na niektóre z tych pytań można oczywiście odpowiedzieć twierdząco, ale to w przypadku, kiedy księgowi pracują w firmie świadczącej usługowo prowadzenie ksiąg rachunkowych. Nasuwa się więc samoczynnie wniosek, który zapewne potraktujemy wszyscy jako eufemizm, ale taki, który wymaga wyartykułowania: księgowość to przede wszystkim dział usługowy wspierający działalność firmy poprzez dostarczanie informacji zarządowi i innym decydentom w celu podejmowania decyzji na każdym szczeblu funkcjonowania organizacji. To z kolei oznacza, że dział księgowości musi efektywnie współpracować z innymi działami, aby zagwarantować pożądany poziom przetwarzanych danych.
Dlaczego współpraca księgowych z innymi działami jest taka ważna? Hipotetycznie każdy z działów, każdy z pracowników zna procedury związane z ewidencjonowaniem i obiegiem dokumentów finansowych. Wszyscy wiedzą kiedy i komu je dostarczać. Jednak w praktyce obserwuje się, że często tak się nie dzieje, że pracownicy działów księgowych muszą wielokrotnie zabiegać, by niezbędne dokumenty trafiały do księgowości na czas. Dlaczego, mimo licznych telefonów i maili z przypomnieniami, wysyłanych do pracowników odpowiedzialnych za terminowe dostarczenie do księgowości dokumentacji, ta nie trafia jeszcze przez jakiś czas do właściwych osób? Przytoczone powyżej przypadki nie są sytuacjami sporadycznymi, ale też nie stanowią reguły. Z poczynionych obserwacji wynika, że co najmniej 60-70% organizacji dotyka problem nierzetelnego wywiązywania się pracowników innych działów z obowiązków terminowego dostarczania dokumentacji finansowej do księgowości.
Niezależnie od faktu, jaka jest rzeczywista skala tego problemu interesującym jest mechanizm, który powoduje, że tak się w wielu wypadkach dzieje. Trzeba zacząć od następującego spostrzeżenia:
1. pracownicy działów księgowych wraz z ich bezpośrednimi przełożonymi są w pełni świadomi, że misją ich stanowiska pracy jest świadczenie usług wewnętrznych dla organizacji, że nie biorą bezpośredniego udziału w procesie produkcji, sprzedaży czy też dostawy towaru do klienta,
2. świadomość ta, w znacznej mierze, determinuje sposób postrzegania siebie i swojego działu, którego zadaniem jest przetworzenie informacji o zdarzeniach gospodarczych tak szybko, jak to tylko możliwe, a możliwe jest to wtedy, gdy zgodnie z procedurami spłyną do księgowości odpowiednio zadekretowane i opisane dokumenty.
Powstaje pytanie: czym skutkuje tak skonstruowany sposób postrzegania swojej roli w organizacji? Czy księgowi ograniczają swoje działania zmierzające do pozyskania wymaganych dokumentów do egzekwowania procedur i zapisów zarządzeń określających schematy przepływu dokumentacji?
Odpowiedzi na to pytanie i omówienie dalszych kwestii nastąpi w kolejnej części artykułu ….
c.d.n.
Trener Akademii Biznesu MDDP
 |
 |
