Szkolenie online Profesjonalny Sekretariat – kluczowe miejsce w organizacji

Sekretariat często postrzegany jest jako stanowisko niskie w hierarchii firmowej. Zarówno pracownicy, jak i same sekretarki, nie doceniają jak ważną funkcję pełni ten organ w funkcjonowaniu firmy. Zawsze powtarzam, iż każda firma przetrwa jeden dzień bez szefa, ale nie bez Sekretariatu! Brak osoby do odbierania i łączenia telefonów, przyjmowania gości, obsługi kurierów i poczty powoduje, iż funkcjonowanie biura zostaje sparaliżowane. Poza rolą czysto organizacyjną i informacyjną, niewiele osób dostrzega również, jak ogromny wpływ Sekretariat ma na budowanie wizerunku firmy. Kontakt z Sekretariatem to pierwsze wrażenie klienta lub gościa. Wygląd Sekretariatu, uśmiech, ubiór, zachowanie sekretarki buduje w jego oczach odbiór całej organizacji. Klient nieświadomie ocenia często profesjonalizm naszej firmy na podstawie poziomu, w jaki został obsłużony przez Sekretariat. Sekretariat to szczególne miejsce firmy, przez które przechodzi większość informacji, dlatego każdy szczegół ma znaczenie, a osoby pracujące na stanowisku Sekretarki powinny zdawać sobie sprawę, jak duża odpowiedzialność na nich spoczywa. Szkolenie „Profesjonalny Sekretariat” to zbiór najlepszych praktyk w zakresie tworzenia Profesjonalnego Sekretariatu.

Nabycie umiejętności w zakresie wykonywanych obowiązków, organizacji pracy, obsługi klientów oraz pracowników firmy. Uczestnicy dowiedzą się, w jaki sposób zarządzać profesjonalnym sekretariatem oraz godnie reprezentować firmę. Nabędą umiejętności w zakresie komunikacji, hierarchizacji zadań oraz selekcjonowania informacji. Otrzymają pakiet narzędzi niezbędnych do wykorzystania własnego potencjału w zakresie realizowanych zadań. Nabędą również umiejętności w zakresie właściwego postępowania z obiegiem dokumentów.

Zajęcia prowadzone są metodami aktywizującymi intelekt i emocje, takimi jak: ćwiczenia indywidualne, zespołowe i grupowe, modelowanie, symulacja sytuacji zadaniowej, mini-wykład, prezentacje. 70%-80% czasu zajmują ćwiczenia, analizy przypadków. W trakcie szkolenia, uczestnicy będą na przemian odgrywali role klienta i sekretarki. Trener na bieżąco modeluje najlepszy styl profesjonalnej obsługi w sekretariacie – wskazuje mocne strony i poprawia błędy jakie się pojawiają.

Sekretarki lub osoby planujące pracę w zawodzie sekretarki, asystentki/asystenci, pracownicy biur i recepcji.

1. Centrum dowodzenia – zasady organizacji profesjonalnego sekretariatu:
• rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości firmy,
• funkcja reprezentacyjna sekretariatu,
• zachowanie, kultura osobista, ubiór,
• kto jest naszym Klientem?
• rola jakości, systemu i standardów obsługi.

2. Nowoczesna komunikacja biurowa:
• rola komunikacji w pracy biurowej,
• przekaz niewerbalny i jego znaczenie,
• zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery komunikacyjne,
• aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie),
• komunikatywność i precyzja wypowiedzi.

3. Kształtowanie osobistego wizerunku:
• jak prezentować siebie i swoją firmę?
• zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć,
• wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia,
• sztuka dyplomacji, na co dzień.

4. Pierwszy kontakt – przyjmowanie interesantów:
• pierwsze wrażenie,
• przedstawianie i zapoznawanie,
• prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach,
• tytułowanie – formy, zasady, błędy,
• towarzyszenie.

5. Profesjonalne odbieranie rozmów telefonicznych:
• budowanie wizerunku przez telefon,
• rozmowa przez telefon,
• przekazywanie informacji.

6. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:
• zarządzanie czasem własnym i szefa,
• ustalanie priorytetów i planowanie zadań,
• monitoring realizacji zadań.

7. Organizacja spotkań:
• rodzaje imprez,
• przygotowanie,
• zaproszenia,
• plan miejsc,
• przeprowadzenie spotkania,
• efektywne zarządzanie naradami.

8. Kalendarz szefa – planowanie i przygotowywanie terminów i podróży:
• rodzaje terminów,
• koordynowanie terminów,
• zarządzanie terminami,
• lista pomocnicza,
• niezbędne informacje do przygotowania podróży,
• plan podróży.

9. Kultura dnia codziennego:
• uprzejmość, uśmiech,
• prawidłowy uścisk dłoni,
• zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa.

10. Komunikacja w biznesie:
• sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała, aktywne słuchanie, barwa i ton głosu,
• small talk w rozmowach biznesowych,
• tematy wskazane i zakazane,
• jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne pytania,
• bilety wizytowe i zaproszenia,
• wręczanie upominków oraz kwiatów.

11. Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów:
• zasady adresowania i tytułowania w korespondencji,
• kultura słowa pisanego,
• styl i redakcja,
• zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń,
• pozatreściowe aspekty korespondencji,
• zasady etykiety w korespondencji przez internet,
• zasady przyjmowania korespondencji,
• zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji,
• wysyłanie korespondencji,
• przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.

12. Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u:
• umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza fachowa), sposób mówienia. Dykcja,
• intonacja. Ton głosu – podstawowe narzędzie efektywnej rozmowy telefonicznej. Szybkość mówienia, tempo wypowiedzi,
• kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej,
• telefonowanie z aparatu komórkowego i stacjonarnego,
• etykieta telefoniczna.

13. Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce:
• plan zmiany osobistej.

*Program chroniony prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów zawartych w ofercie  ADN Akademii w formie elektronicznej lub innej bez zgody autora zabronione.

Małgorzata Wiktorowicz-Mróz – praktyk biznesu, dynamiczna profesjonalistka z bogatym doświadczeniem w branży lotniczej, gdzie konsekwentnie wykazuje się umiejętnością zarządzania złożonymi zadaniami, wspierania kadry kierowniczej wyższego szczebla i optymalizacji procesów przepływu pracy. Dzięki udokumentowanym osiągnięciom w zakresie doskonałości w zarządzaniu administracyjnym, doskonale koordynuje obowiązki osobiste i nadzorcze, zapewniając płynne działanie i dostarczając wyniki w dynamicznych środowiskach. Jest ekspertem w ustalaniu priorytetów zadań, efektywnego zarządzania czasem i utrzymywania wysokiego poziomu organizacji, jednocześnie budując pozytywne relacje ze swoim zespołem. Jej zaangażowanie w precyzję i dbałość o szczegóły zapewniają, że zarówno jej praca, jak i praca jej przełożonego są wykonywane wydajnie i starannie. Jest znana ze swojego proaktywnego podejścia, przewidywania potrzeb i rozwiązywania problemów, zanim się pojawią, co zyskało jej reputację niezawodnego i nieocenionego członka zespołu. Poza karierą lotniczą, z pasją dzieli się swoją wiedzą z innymi. Jest trenerem w ADN Akademia, gdzie prowadzi programy szkoleniowe dla przyszłych asystentów. Programy te koncentrują się na kluczowych umiejętnościach, takich jak zarządzanie czasem, ustalanie priorytetów i organizacja pracy zarówno w rolach osobistych, jak i nadzorczych. Pomaga osobom rozwijać ich umiejętności zawodowe, przygotowując ich do wyzwań związanych z wymagającą rolą asystenta.

Dawid Borycka – trener i praktyk biznesu, ekspert z kilkunastoletnim doświadczeniem na stanowisku Office Managera, kierownika administracji oraz dyrektora administracji w polskiej grupie kapitałowej. Wieloletni praktyk w administracji biurowej, przeszedł wszystkie szczeble administracyjne – od asystenta prezesa po dyrektora administracji, na współwłaścicielu kończąc. W ostatnich latach odpowiedzialny za projektu wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, OCR oraz robotyzacji procesów biurowych i operacyjnych. Założyciel firmy konsultingowej skupiającej się na optymalizacji procesów biurowych. Absolwent kierunków „Filologia angielska” i „Stosunki międzynarodowe” na Uniwersytecie Opolskim oraz Kontrolingu na Uniwersytecie ekonomicznym. Ponadto ukończył studia podyplomowe na WSB z zarządzania projektami. W swojej karierze odpowiedzialny za wszystkie działy wsparcia – administrację, zarządzanie biurem, kadry, księgowość, HR oraz IT.

*Szkolenie będzie prowadził jeden dedykowany trener.

⇒ „Bardzo interesujące, przydatne w pracy. Najbardziej przydatna część szkolenia dotycząca asertywności, interwencji oraz jak radzić sobie z krytyką.
Aneta Kądziołka, Asystentka Zarządu, Proster Sp. z o.o

⇒ „Szkolenie odbyło się na sporym luzie (mam na myśli atmosferę) oraz uzyskałam sporo istotnej wiedzy”.
Jagoda Szostak, Sekretarka, Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa

⇒ „Bardzo fajne szkolenie, prowadząca stworzyła miłą atmosferę i bezpieczną przestrzeń”.
Natalia Klimek, Asystentka Biura, XTB S.A.

⇒ „Świetne szkolenie pod względem merytorycznym, ciekawa treść, miłą atmosfera. Praktyczne ćwiczenia, użyteczne rozwiązania (aplikacje)”.
Justyna Włodarska, Asystentka Zarządu, Milimex SA.

⇒ „Szkolenie bardzo pomoce, wyjaśniło wiele kwestii tych problematycznych”.
Anna Pach, Sekretarka, Yawal S.A.

⇒ „Duża dawka wiedzy, miła atmosfera, efektywnie spędzony czas”.
Urszula Stadnicka, Asystentka Prezesa, Maga Sp. z o.o.

⇒ „Pouczające, interesujące szkolenie, jasność objaśnień zagadnień”.
Agnieszka Brocka, Sekretarka, Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Łódź Sp. z o.o.

Koszt uczestnictwa: 1490 zł + 23% VAT 

Cena obejmuje:
• dostęp do platformy w czasie realizacji szkolenia
• autorskie materiały szkoleniowe
• certyfikat
• dostęp do platformy szkoleniowej na okres 6 miesięcy

Wymagania:
→ Każda zgłoszona osoba musi dysponować komputerem lub innym urządzeniem mobilnym z wbudowanym głośnikiem (opcjonalnie kamerą i mikrofonem) oraz dostępem do Internetu.

→ Wyżej wymieniony sprzęt nie obliguje Państwa do udostępniania swojego wizerunku, jest potrzebny, aby móc aktywnie uczestniczyć w szkoleniu.

Godziny zajęć:

→ rozpoczęcie logowania przez Uczestników: 9:30
→ szkolenie: 10:00 – 16:00
→ w trakcie szkolenia przewidziane są przerwy, które będą ustalane wedle potrzeb w toku zajęć z trenerem

Informacje:  
Agata Boniakowska
tel. 22 208 28 36, fax 022 211 20 90
agata.boniakowska@adnakademia.pl

Szkolenie zamknięte do 15% TANIEJ
Jeśli są Państwo zainteresowani realizacją powyższego szkolenia w formule zamkniętej, prosimy o kontakt telefoniczny 22 208 28 50 lub mailowy ekspert@adnakademia.pl