Zmiana siedziby biura – office manager jako kierownik projektu „NOWE BIURO”

Zarządzanie biurem, wymaga wielu kompetencji zawodowych, interpersonalnych i osobistych. Office Manager jest odpowiedzialny za planowanie, organizowanie i kontrolowanie procesów administracyjnych, odpowiada również za wizerunek firmy. Jednakże poza standardowym zakresem obowiązków, osoby zarządzające działem administracji bądź pracownicy administracyjni angażowani są dodatkowo w projekty wybiegające poza standardowy zakres ich obowiązków. Jednym z takich projektów jest właśnie zmiana siedziby biura. Jest to jedno z większych wyzwań dla osób pełniących funkcje administracyjne a jednocześnie projekt, który pozwala na podniesienie swoich kwalifikacji i kompetencji w zakresie zarzadzania biura.
Niniejsze szkolenie to autorski program, który powstał z myślą o osobach, które albo już rozpoczęły swoje wyzwanie jako uczestnik projektu zmiany siedziby biura, bądź w najbliższej przyszłości będą uczestniczyć w takim projekcie.
Osoby, które zdecydują się na wzięcie udziału w tym szkoleniu, zostaną przeprowadzone przez praktyczne i prawne aspekty projektu zmiany siedziby biura krok po kroku – od zainicjowania projektu, tworzenie jego budżetu, współpracę z uczestnikami projektu, negocjacje umowy najmu do zorganizowania przeprowadzki i podsumowania projektu.

Office menedżerowie, kierownicy biur, kierownicy i specjaliści ds. administracji, kierowników działu sekretariatu, osoby odpowiedzialne za koordynację pracy biura, koordynatorzy działu administracji.

Zdobycie praktycznych umiejętności, które pozwolą na sprawne przeprowadzenie projektu zmiana siedziby biura.

Szkolenie prowadzone w formie warsztatowej: analiza dokumentów oraz konkretnych przypadków, przedstawianie propozycji możliwych rozwiązań, wyjaśnienie pojęć związanych z projektem oraz możliwych zapisów z umów, dyskusja.

1. Zmiana siedziby biura – od czego zacząć?:
• rola office managera w projekcie zmiany siedziby biura,
• jak przygotować się do projektu?
• czas na zmiany?
• remont czy przeprowadzka?
• czy istnieje biuro idealne?
• 12 kroków do znalezienia biura idealnego,
• optymalizacja powierzchni biurowej,
• 10 najczęstszych błędów popełnianych przy projekcie.

2. Skuteczne zarządzanie projektem
• Project Management – co się kryje pod tym pojęciem?
• uczestnicy projektu,
• od inicjacji do zamknięcia projektu,
• harmonogram projektu jako element zarządzania czasem i zadaniami,
• budżet projektu,
• planowanie komunikacji.

3. „NOWE BIURO” – praktyczne aspekty:
• czas trwania projektu,
• etapy projektu,
• wybór nowej lokalizacji – jakie przyjąć założenia?
• rodzaje i przykłady harmonogramów,
• czy jeden harmonogram projektu jest wystarczający?
• jak przygotować budżet projektu?
• zespół projektowy – kto z firmy powinien być zaangażowany w projekt i w jakim zakresie?

4. Projektowanie biura vs współpraca z architektem:
• czym jest „space plan”?
• jakie założenia powinniśmy przyjąć przy planowaniu nowej powierzchni biurowej?
• ustalanie zasad współpracy.

5. Współpraca z firmami doradczymi przy projekcie:
• czy warto korzystać z firm doradczych?
• kto i w jakim zakresie może Cię wesprzeć przy projekcie?
• ustalenie zakresu współpracy,
• umowy z doradcami.

6. Umowa najmu powierzchni biurowej:
• analiza ofert developerów,
• czym jest „Letter of Intent”?
• jak negocjować i na co zwracać uwagę przy umowie najmu powierzchni biurowej?
• wyjaśnienie pojęć i zapisów zawartych w umowie,
• elementy umowy,
• jakie zapisy warto przewidzieć w umowie?

7. Przeprowadzka:
• jak przygotować firmę i pracowników do przeprowadzki?
• porządki w biurze – dlaczego warto to zaplanować?
• ile czasu trwa przeprowadzka?
• harmonogram przeprowadzki,
• Zakres współpracy z firmą przeprowadzkową.

8. Zdanie dotychczasowej powierzchni biurowej:
• okres wypowiedzenia umowy,
• jak przygotować powierzchnię biurową przy zakończeniu umowy najmu?

9. Zarządzanie powierzchnią biurową oraz współpraca z administratorem budynku:
• elementy składające się na budżet wynajmowanej powierzchni biurowej,
• wyjaśnienie pojęć: Property Manager i Facility Manager,
• podstawa i zakres współpracy z administratorem nieruchomości,
• regulamin nieruchomości – jakie informacje zawiera?

*Program chroniony prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów zawartych w ofercie ADN Akademii w formie elektronicznej lub innej bez zgody autora zabronione.

Koszt uczestnictwa jednej osoby: 1790 zł netto + 23% VAT

Cena obejmuje: uczestnictwo w zajęciach, materiały szkoleniowe, przerwy kawowe, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia.

Godziny zajęć: 10:00 – 16:00

Miejsce zajęć: centrum w/w miast.

Informacje:  
Agata Boniakowska
tel. 22 208 28 36, fax 022 211 20 90

Anna Niedziółka
tel: 22 208 28 26
e-mail: anna.niedziolka@adnakademia.pl