Profesjonalny Sekretariat – kluczowe miejsce w organizacji

Szkolenia biznesowe, menedżerskie, dla sekretarek Akademia MDDP

Profesjonalny Sekretariat – kluczowe miejsce w organizacji

22 01 2019 - 23 01 2019 - Katowice
22 01 2019 - 23 01 2019 - Wrocław
24 01 2019 - 25 01 2019 - Warszawa
14 02 2019 - 15 02 2019 - Gdańsk
19 02 2019 - 20 02 2019 - Kraków
21 02 2019 - 22 02 2019 - Poznań
05 03 2019 - 06 03 2019 - Wrocław
25 03 2019 - 26 03 2019 - Katowice

Kategoria:
Cel szkolenia

Sekretariat często postrzegany jest jako stanowisko niskie w hierarchii firmowej. Zarówno pracownicy, jak i same sekretarki, nie doceniają jak ważną funkcję pełni ten organ w funkcjonowaniu firmy. Zawsze powtarzam, iż każda firma przetrwa jeden dzień bez szefa, ale nie bez Sekretariatu! Brak osoby do obierania i łączenia telefonów, przyjmowania gości, obsługi kurierów i poczty powoduje, iż funkcjonowanie biura zostaje sparaliżowane. Poza rolą czysto organizacyjną i informacyjną, niewiele osób dostrzega również, jak ogromny wpływ Sekretariat ma na budowanie wizerunku firmy. Kontakt z Sekretariatem to pierwsze wrażenie klienta lub gościa. Wygląd Sekretariatu, uśmiech, ubiór, zachowanie sekretarki buduje w jego oczach odbiór całej organizacji. Klient nieświadomie ocenia często profesjonalizm naszej firmy na podstawie poziomu, w jaki został obsłużony przez Sekretariat. Sekretariat to szczególne miejsce firmy, przez które przechodzi większość informacji, dlatego każdy szczegół ma znaczenie, a osoby pracujące na stanowisku Sekretarki powinny zdawać sobie sprawę, jak duża odpowiedzialność na nich spoczywa. Szkolenie „Profesjonalny Sekretariat” to zbiór najlepszych praktyk w zakresie tworzenia Profesjonalnego Sekretariatu.

Nabycie umiejętności w zakresie wykonywanych obowiązków, organizacji pracy, obsługi klientów oraz pracowników firmy. Uczestnicy dowiedzą się, w jaki sposób zarządzać profesjonalnym sekretariatem oraz godnie reprezentować firmę. Nabędą umiejętności w zakresie komunikacji, hierarchizacji zadań oraz selekcjonowania informacji. Otrzymają pakiet narzędzi niezbędnych do wykorzystania własnego potencjału w zakresie realizowanych zadań. Nabędą również umiejętności w zakresie właściwego postępowania z obiegiem dokumentów.

Metodyka

Zajęcia prowadzone są metodami aktywizującymi intelekt i emocje, takimi jak: ćwiczenia indywidualne, zespołowe i grupowe, modelowanie, symulacja sytuacji zadaniowej, mini-wykład, prezentacje. 70%-80% czasu zajmują ćwiczenia, analizy przypadków. W trakcie szkolenia, uczestnicy będą na przemian odgrywali role klienta i sekretarki. Trener na bieżąco modeluje najlepszy styl profesjonalnej obsługi w sekretariacie – wskazuje mocne strony i poprawia błędy jakie się pojawiają.

Adresaci szkolenia

Sekretarki lub osoby planujące pracę w zawodzie sekretarki, asystentki/asystenci, pracownicy biur i recepcji.

Program

1. Centrum dowodzenia – zasady organizacji profesjonalnego sekretariatu:
• rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości firmy,
• funkcja reprezentacyjna sekretariatu,
• zachowanie, kultura osobista, ubiór,
• kto jest naszym Klientem?
• rola jakości, systemu i standardów obsługi.

2. Nowoczesna komunikacja biurowa:
• rola komunikacji w pracy biurowej,
• przekaz niewerbalny i jego znaczenie,
• zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery komunikacyjne,
• aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie),
• komunikatywność i precyzja wypowiedzi.

3. Kształtowanie osobistego wizerunku:
• jak prezentować siebie i swoją firmę?
• zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć,
• wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia,
• sztuka dyplomacji, na co dzień.

4. Pierwszy kontakt – przyjmowanie interesantów:
• pierwsze wrażenie,
• przedstawianie i zapoznawanie,
• prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach,
• tytułowanie – formy, zasady, błędy,
• towarzyszenie.

5. Profesjonalne odbieranie rozmów telefonicznych:
• budowanie wizerunku przez telefon,
• rozmowa przez telefon,
• przekazywanie informacji.

6. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:
• zarządzanie czasem własnym i szefa,
• ustalanie priorytetów i planowanie zadań,
• monitoring realizacji zadań.

7. Organizacja spotkań:
• rodzaje imprez,
• przygotowanie,
• zaproszenia,
• plan miejsc,
• przeprowadzenie spotkania,
• efektywne zarządzanie naradami.

8. Kalendarz szefa – planowanie i przygotowywanie terminów i podróży:
• rodzaje terminów,
• koordynowanie terminów,
• zarządzanie terminami,
• lista pomocnicza,
• niezbędne informacje do przygotowania podróży,
• plan podróży.

9. Kultura dnia codziennego:
• uprzejmość, uśmiech,
• prawidłowy uścisk dłoni,
• zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa.

10. Komunikacja w biznesie:
• sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała, aktywne słuchanie, barwa i ton głosu,
• small talk w rozmowach biznesowych,
• tematy wskazane i zakazane,
• jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne pytania,
• bilety wizytowe i zaproszenia,
• wręczanie upominków oraz kwiatów.

11. Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów:
• zasady adresowania i tytułowania w korespondencji,
• kultura słowa pisanego,
• styl i redakcja,
• zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń,
• pozatreściowe aspekty korespondencji,
• zasady etykiety w korespondencji przez internet,
• zasady przyjmowania korespondencji,
• zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji,
• wysyłanie korespondencji,
• przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.

12. Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u:
• umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza fachowa), sposób mówienia. Dykcja,
• intonacja. Ton głosu – podstawowe narzędzie efektywnej rozmowy telefonicznej. Szybkość mówienia, tempo wypowiedzi,
• kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej,
• telefonowanie z aparatu komórkowego i stacjonarnego,
• etykieta telefoniczna.

13. Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce:
• plan zmiany osobistej.

*Program chroniony prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów zawartych w ofercie Akademii Biznesu MDDP w formie elektronicznej lub innej bez zgody autora zabronione.

Informacje organizacyjne

Koszt uczestnictwa jednej osoby: 1190 zł + 23% VAT

Prosimy o dokonanie płatności po otrzymaniu pisemnego potwierdzenia, podając w tytule przelewu kod szkolenia.

Cena obejmuje: uczestnictwo w zajęciach, materiały szkoleniowe, przerwy kawowe, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia.

Godziny zajęć: 9:30 – 16:30

Miejsce zajęć:  
Warszawa – sala szkoleniowa Akademii Biznesu MDDP,  Al. Jana Pawła II 25 lub centrum w/w miast

Informacje:  
Agata Boniakowska, Anna Niedziółka
tel. 22 208 28 36, 22 208 28 45, fax 022 211 20 90
agata.boniakowska@akademiamddp.pl; anna.niedziolka@akademiamddp.pl

 Szkolenie zamknięte:
Jeśli są Państwo zainteresowani realizacją powyższego szkolenia w formule zamkniętej, prosimy o kontakt telefoniczny 22 208 23 70 lub mailowy ekspert@akademiamddp.pl

Terminy

22 01 2019 - 23 01 2019 - Katowice
22 01 2019 - 23 01 2019 - Wrocław
24 01 2019 - 25 01 2019 - Warszawa
14 02 2019 - 15 02 2019 - Gdańsk
19 02 2019 - 20 02 2019 - Kraków
21 02 2019 - 22 02 2019 - Poznań
05 03 2019 - 06 03 2019 - Wrocław
25 03 2019 - 26 03 2019 - Katowice

Nasi Klienci

Ta strona używa plików Cookies. Dowiedz się więcej o celu ich używania i możliwości zmiany ustawień Cookies w przeglądarce.Czytaj więcej Akceptuję