Profesjonalny Office Manager – praktyczne metody zarządzania biurem

Szkolenia biznesowe, menedżerskie, dla sekretarek Akademia MDDP

Profesjonalny Office Manager – praktyczne metody zarządzania biurem

17 01 2019 - 18 01 2019 - Katowice
22 01 2019 - 23 01 2019 - Warszawa
24 01 2019 - 25 01 2019 - Wrocław
07 02 2019 - 08 02 2019 - Gdańsk
14 02 2019 - 15 02 2019 - Poznań
19 02 2019 - 20 02 2019 - Kraków
12 03 2019 - 13 03 2019 - Katowice
14 03 2019 - 15 03 2019 - Wrocław
14 03 2019 - 15 03 2019 - Warszawa
18 03 2019 - 19 03 2019 - Gdańsk
21 03 2019 - 22 03 2019 - Wrocław
09 04 2019 - 10 04 2019 - Kraków
11 04 2019 - 12 04 2019 - Poznań

Kategoria:

Zarządzanie biurem, wymaga wielu kompetencji zawodowych, interpersonalnych i osobistych. Office Manager jest odpowiedzialny za planowanie, organizowanie i kontrolowanie procesów administracyjnych, odpowiada również za wizerunek firmy. Do głównych obowiązków Office Managera należą: negocjacje z kontrahentami, wybór dostawców/usługodawców, tworzenie i zarządzanie budżetem, tworzenie procedur projektowania procesów i rozwiązań administracyjnych oraz zarządzanie zespołem pracowników administracyjnych.
Mimo, że charakter pracy Office Managerów jest bardzo zróżnicowany, biorąc pod uwagę profil i sposób organizacji procesów firmy, w której pracują, wszystkie one są odpowiedzialne za zapewnienie sprawnego i efektywnego funkcjonowania całego biura. Główne kompetencje, które są niezbędne w wykonywaniu obowiązków to umiejętność rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji, asertywność, elastyczność, dokładność, umiejętność radzenia sobie z presją czasu i stresem oraz umiejętności związane z zarządzaniem zespołem.
Prezentujemy program, który w sposób praktyczny przedstawia różne obszary zarządzania biurem, omawia najnowsze metody, narzędzia, oraz dostępne rozwiązania optymalizujące pracę osób odpowiedzialnych za administrację biura.

Cel szkolenia

Zdobycie praktycznych umiejętności w zakresie skutecznego zarządzania biurem, a w szczególności poznanie najnowszych metod, narzędzi oraz dostępnych rozwiązań, optymalizujących pracę biura i jego koszty.

Metodyka szkolenia

Wykład oparty głównie na praktycznych aspektach: praca z dokumentami, analiza procedur, przypadków, przedstawianie propozycji możliwych rozwiązań, ćwiczenia, miniwykład, dyskusje.

Adresaci szkolenia

Office menedżerowie, kierownicy biur, kierownicy i specjaliści ds. administracji, kierowników działu sekretariatu, osoby odpowiedzialne za koordynację pracy biura.

Program szkolenia

1. Profesjonalny Office Manager – czyli jaki?
• standardowy zakres obowiązków – czy taki w ogóle jest?
• z jakimi działami oraz w jakim zakresie głównie współpracuje Kierownik Biura?
• jakie najczęściej cele stawiane są Office Managerowi przez Kierownictwo firmy?
• możliwe drogi dalszego rozwoju i awansu w hierarchii organizacji.

2. Efektywność w pracy Office Managera:
• inwentaryzacja, porządkowanie i katalogowanie dokumentów,
• wykorzystanie metody 5s w pracy administracji i jej wartość dodana,
• nowoczesna technologia – jakie narzędzia mogą wspierać pracę działu administracji?

3. Dokumentacja firmowa:
• rodzaje dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej,
• obieg dokumentów oraz przepływ informacji w nich zawartych,
• odpowiedzialność prawna,
• ochrona danych osobowych.

4. Dokumentacja kontraktowa w przedsiębiorstwie?
• kto powinien mieć dostęp do umów firmowych i w jakim zakresie?
• czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?
• wzorce umowne – kiedy i czy warto je stosować?
• jak czytać umowy?
• kiedy należy podpisać umowę, a kiedy wystarczy formularz bądź zamówienie?
• jakie najważniejsze informacje powinna zawierać umowa?
• terminy płatności – 7, 14 a może 30-dniowy termin płatności?
• przechowywanie umów firmowych.

5. Procedury i regulaminy w dziale administracji:
• rodzaje procedur i regulaminów,
• jak przygotowywać procedury?
• w jaki sposób komunikować zmiany?
• praktyczne przykłady.

6. Dostawcy zewnętrzni w administracji biurowej:
• rodzaje dostawców,
• optymalizacja kosztów – jak to zrobić skutecznie?
• centralizacja zakupów – kiedy i czy warto zastosować?
• umowy z dostawcami,
• budowanie pozytywnych relacji z dostawcami i podwykonawcami – dlaczego jest to tak ważne?

7. Planowanie budżetu administracyjnego:
• jak zaplanować budżet?
• z jakich elementów powinien się składać budżet?
• jak kontrolować bieżące wydatki?

8. Podstawy ”procurement” w organizacji:
• wyjaśnienie pojęcia „procurement”,
• zapytanie ofertowe – jak je przygotować i jakie informacje powinno zawierać?
• kryteria wyboru ofert,
• rekomendacja wyboru oferty,
• negocjacje warunków handlowych,
• praktyczne przykłady procesu zakupowego.

9. Zmiana siedziby firmy – praktyczne aspekty projektu:
• jak przygotować się do projektu?
• etapy projektu,
• jak stworzyć i co powinien zawierać harmonogram projektu?
• czy jeden harmonogram projektu jest wystarczający?
• kto z firmy powinien być zaangażowany w projekt i w jakim zakresie?
• rola firm doradczych przy projekcie,
• jak przygotować budżet projektu „Nowe Biuro”?
• wybór nowej lokalizacji – jakie przyjąć założenia?
• analiza ofert developerów,
• negocjacje umów najmu powierzchni biurowej?
• tworzenie space planów i współpraca z architektem?
• jak przygotować firmę i pracowników do przeprowadzki?

10. Zarządzanie powierzchnią biurową oraz współpraca z administratorem budynku:
• podstawa i zakres współpracy z administratorem nieruchomości,
• wyjaśnienie pojęć: Property Manager i Facility Manager,
• regulamin nieruchomości – jakie informacje zawiera?
• elementy składające się na budżet wynajmowanej powierzchni biurowej.

11. Organizacja wydarzeń firmowych, spotkań biznesowych i szkoleń:
• różne rodzaje wydarzeń – jak się przygotować do organizacji spotkań firmowych i biznesowych?
• współpraca z firmami eventowymi – czy warto korzystać z ich usług?
• jak przygotować brief eventowy?
• współpraca z hotelami, negocjacje warunków – najważniejsze kwestie we współpracy z hotelami w zakresie noclegów, usług konferencyjnych i gastronomicznych,
• logistyka przy organizacji spotkań firmowych,
• zaproszenia,
• czy wystarczy stworzyć jedną agendę na jedno spotkanie?
• rola Office Managera przy organizacji i przy samym wydarzeniu.

12. Identyfikacja wizualna firmy:
• co to jest i jakie elementy zawiera?
• czy każda firma powinna mieć swoją identyfikację wizualną?
• identyfikacja wizualna firmy w codziennym życiu firmy?
• praktyczne przykłady.

*Program chroniony prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów zawartych w ofercie Akademii Biznesu MDDP w formie elektronicznej lub innej bez zgody autora zabronione.

Informacje organizacyjne

Koszt uczestnictwa jednej osoby: 1490 zł + 23% VAT

Prosimy o dokonanie płatności po otrzymaniu pisemnego potwierdzenia, podając w tytule przelewu kod szkolenia.

VAT nie jest doliczany jeśli szkolenie finansowane jest co najmniej w 70% ze środków publicznych.

Cena obejmuje: uczestnictwo w zajęciach, materiały szkoleniowe, przerwy kawowe, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia.

Godziny zajęć: 9:30 – 16:30

Miejsce zajęć: Warszawa – własna sala szkoleniowa Akademii Biznesu MDDP lub centrum konferencyjne wskazanych miast.

Informacje:  
Agata Boniakowska, Anna Niedziółka
tel. 22 208 28 36, 22 208 28 45, fax 022 211 20 90
agata.boniakowska@akademiamddp.pl; anna.niedziolka@akademiamddp.pl

 Szkolenie zamknięte:
Jeśli są Państwo zainteresowani realizacją powyższego szkolenia w formule zamkniętej, prosimy o kontakt telefoniczny 22 208 23 70 lub mailowy ekspert@akademiamddp.pl

Terminy

17 01 2019 - 18 01 2019 - Katowice
22 01 2019 - 23 01 2019 - Warszawa
24 01 2019 - 25 01 2019 - Wrocław
07 02 2019 - 08 02 2019 - Gdańsk
14 02 2019 - 15 02 2019 - Poznań
19 02 2019 - 20 02 2019 - Kraków
12 03 2019 - 13 03 2019 - Katowice
14 03 2019 - 15 03 2019 - Wrocław
14 03 2019 - 15 03 2019 - Warszawa
18 03 2019 - 19 03 2019 - Gdańsk
21 03 2019 - 22 03 2019 - Wrocław
09 04 2019 - 10 04 2019 - Kraków
11 04 2019 - 12 04 2019 - Poznań

Nasi Klienci

Ta strona używa plików Cookies. Dowiedz się więcej o celu ich używania i możliwości zmiany ustawień Cookies w przeglądarce.Czytaj więcej Akceptuję