Profesjonalny Office Manager – praktyczne metody zarządzania biurem – szkolenie wyjazdowe

Szkolenia biznesowe, menedżerskie, dla sekretarek Akademia MDDP

Profesjonalny Office Manager – praktyczne metody zarządzania biurem – szkolenie wyjazdowe

12 09 2018 - 14 09 2018 - Sopot

Kategoria: ,
Cel szkolenia

Zdobycie praktycznych umiejętności w zakresie skutecznego zarządzania biurem, a w szczególności poznanie najnowszych metod, narzędzi oraz dostępnych rozwiązań, optymalizujących pracę biura i jego koszty.

Metodyka szkolenia

Interaktywny warsztat oparty na praktycznych aspektach: praca z dokumentami, analiza procedur, przypadków, przedstawianie propozycji możliwych rozwiązań, ćwiczenia, mini-wykład, dyskusje. Szkolenie odwołuje się do doświadczeń Uczestniczek i wieloletniej praktyki trenera w polskich i międzynarodowych korporacjach.

Adresaci szkolenia

Office menedżerowie, kierownicy biur, kierownicy i specjaliści ds. administracji, kierowników działu sekretariatu, osoby odpowiedzialne za koordynację pracy biura.

Program szkolenia

1. Profesjonalny Office Manager – czyli jaki?
• Standardowy zakres obowiązków – czy taki w ogóle jest?
• Z jakimi działami oraz w jakim zakresie głównie współpracuje Kierownik Biura?
• Jakie najczęściej cele stawiane są Office Managerowi przez Kierownictwo firmy?
• Możliwe drogi dalszego rozwoju i awansu w hierarchii organizacji

2. Efektywność w pracy Office Managera:
• Inwentaryzacja, porządkowanie i katalogowanie dokumentów
• Wykorzystanie metody 5s w pracy administracji i jej wartość dodana
• Nowoczesna technologia – jakie narzędzia mogą wspierać pracę działu administracji?

3. Dokumentacja firmowa:
• Rodzaje dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej
• Obieg dokumentów oraz przepływ informacji w nich zawartych
• Odpowiedzialność prawna
• Ochrona danych osobowych

4. Dokumentacja kontraktowa w przedsiębiorstwie?
• Kto powinien mieć dostęp do umów firmowych i w jakim zakresie?
• Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?
• Wzorce umowne – kiedy i czy warto je stosować?
• Jak czytać umowy?
• Kiedy należy podpisać umowę, a kiedy wystarczy formularz bądź zamówienie?
• Jakie najważniejsze informacje powinna zawierać umowa?
• Terminy płatności – 7, 14 a może 30-dniowy termin płatności?
• Przechowywanie umów firmowych.

5. Procedury i regulaminy w dziale administracji:
• Rodzaje procedur i regulaminów
• Jak przygotowywać procedury?
• W jaki sposób komunikować zmiany?
• Praktyczne przykłady

6. Dostawcy zewnętrzni w administracji biurowej:
• Rodzaje dostawców
• Optymalizacja kosztów – jak to zrobić skutecznie?
• Centralizacja zakupów – kiedy i czy warto zastosować?
• Umowy z dostawcami
• Budowanie pozytywnych relacji z dostawcami i podwykonawcami – dlaczego jest to tak ważne?

7. Planowanie budżetu administracyjnego:
• Jak zaplanować budżet?
• Z jakich elementów powinien się składać budżet?
• Jak kontrolować bieżące wydatki?

8. Podstawy ”procurement” w organizacji:
• Wyjaśnienie pojęcia „procurement”
• Zapytanie ofertowe – jak je przygotować i jakie informacje powinno zawierać?
• Kryteria wyboru ofert
• Rekomendacja wyboru oferty
• Negocjacje warunków handlowych
• Praktyczne przykłady procesu zakupowego

9. Zmiana siedziby firmy – praktyczne aspekty projektu:
• Jak przygotować się do projektu?
• Etapy projektu
• Jak stworzyć i co powinien zawierać harmonogram projektu?
• Czy jeden harmonogram projektu jest wystarczający?
• Kto z firmy powinien być zaangażowany w projekt i w jakim zakresie?
• Rola firm doradczych przy projekcie
• Jak przygotować budżet projektu „Nowe Biuro”?
• Wybór nowej lokalizacji – jakie przyjąć założenia?
• Analiza ofert developerów
• Negocjacje umów najmu powierzchni biurowej?
• Tworzenie space planów i współpraca z architektem?
• Jak przygotować firmę i pracowników do przeprowadzki?

10. Zarządzanie powierzchnią biurową oraz współpraca z administratorem budynku:
• Podstawa i zakres współpracy z administratorem nieruchomości
• Wyjaśnienie pojęć: Property Manager i Facility Manager
• Regulamin nieruchomości – jakie informacje zawiera?
• Elementy składające się na budżet wynajmowanej powierzchni biurowej

11. Organizacja wydarzeń firmowych, spotkań biznesowych i szkoleń:
• Różne rodzaje wydarzeń – jak się przygotować do organizacji spotkań firmowych i biznesowych?
• Współpraca z firmami eventowymi – czy warto korzystać z ich usług?
• Jak przygotować brief eventowy?
• Współpraca z hotelami, negocjacje warunków – najważniejsze kwestie we współpracy z hotelami w zakresie noclegów, usług konferencyjnych i gastronomicznych.
• Logistyka przy organizacji spotkań firmowych
• Zaproszenia
• Czy wystarczy stworzyć jedną agendę na jedno spotkanie?
• Rola Office Managera przy organizacji i przy samym wydarzeniu

12. Identyfikacja wizualna firmy:
• Co to jest i jakie elementy zawiera?
• Czy każda firma powinna mieć swoją identyfikację wizualną?
• Identyfikacja wizualna firmy w codziennym życiu firmy?
• Praktyczne przykłady

Informacje organizacyjne

Koszt uczestnictwa jednej osoby: 2690 zł + 23% VAT

Uwaga
Rezygnacja z uczestnictwa w szkoleniu wyjazdowym po uprzednim, pisemnym zgłoszeniu, wiąże się z poniesieniem 50% kosztu całego szkolenia. W przypadku rezygnacji w terminie krótszym niż 28 dni osoba zgłoszona ponosi 100% kosztów.

Cena obejmuje:
•uczestnictwo w 2 dniach zajęć,
•autorskie materiały szkoleniowe,
•pełne wyżywienie: od kolacji w dniu 12.09.2018 do obiadu w dniu 14.09.2018,
•przerwy kawowe w trakcie każdego dnia zajęć,
•zakwaterowanie w pokojach 2-osobowych: od godz. 14.00 /12.09.2018 do godz. 11.00 w dniu 14.09.2018 (2 noclegi),
•zakwaterowanie w pokoju 1-osobowym wiąże się z dopłatą 300 zł + 23% VAT (za cały pobyt),
•certyfikat ukończenia szkolenia,
•ubezpieczenie NNW na okres trwania pobytu,
•atrakcje poszkoleniowe:
– uroczysta kolacja nad morzem
– możliwość korzystania z Instytutu SPA & Wellness

Zajęcia odbędą się w godzinach:
czwartek: 9.00 – 17.00
piątek: 9.00 – 14.30

Miejsce zajęć:

 

 

Hotel Haffner ****
ul. J. J. Haffnera 59 81-715 Sopot

Szczegółowe informacje:
Anna Niedziółka, Agata Boniakowska
tel. (22) 208 28 36, 208 28 45
fax (22) 211 20 90
anna.niedziolka@akademiamddp.plagata.boniakowska@akademiamddp.pl

Terminy

12 09 2018 - 14 09 2018 - Sopot

Nasi Klienci

Ta strona używa plików Cookies. Dowiedz się więcej o celu ich używania i możliwości zmiany ustawień Cookies w przeglądarce.Czytaj więcej Akceptuję